Anlass
- Der dokumentierte Prozess und der tatsächliche Ablauf weichen voneinander ab, ohne dass das Ausmaß bekannt ist
- Durchlaufzeiten schwanken stark, die Ursache liegt nicht in der Kapazität
- Es gibt viele Sonderfälle und manuelle Nacharbeiten, deren Häufigkeit niemand belegen kann
- Vor der Einführung eines neuen ERP- oder Lagerverwaltungssystems soll der Ist-Prozess objektiv vorliegen, nicht als Selbstauskunft der Fachbereiche
- Nach einer Systemeinführung soll geprüft werden, ob der Sollprozess tatsächlich gelebt wird
Vorgehen
1. Zielfrage festlegen. Process Mining beantwortet konkrete Fragen, keine allgemeinen. Festgelegt wird, welcher Prozess betrachtet wird und welche Entscheidung das Ergebnis stützen soll.
2. Datenquellen und Ereignisprotokoll. Bestimmt werden die Systeme und Tabellen, aus denen sich ein Ereignisprotokoll bilden lässt. Erforderlich sind mindestens drei Angaben je Ereignis: eine Fallkennung, eine Aktivität und ein Zeitstempel.
3. Extraktion und Datenqualität. Die Daten werden extrahiert und geprüft. Fehlende Zeitstempel, Sammelbuchungen und nachträgliche Korrekturbuchungen sind die häufigsten Ursachen für Fehlinterpretationen und werden vorab bewertet.
4. Prozessrekonstruktion. Aus dem Ereignisprotokoll wird der tatsächliche Prozessverlauf modelliert, einschließlich aller vorkommenden Varianten.
5. Analyse. Ausgewertet werden Variantenhäufigkeit, Durchlauf- und Wartezeiten je Prozessschritt, Rücksprünge und Wiederholungen sowie Abweichungen vom Sollprozess.
6. Maßnahmen. Die Befunde werden in Maßnahmen übersetzt — organisatorisch, systemseitig oder in der Prozessgestaltung — und priorisiert.
Ergebnis / Deliverables
- Spezifikation des Ereignisprotokolls, wiederverwendbar für weitere Auswertungen
- Bewertung der Datenqualität mit ihren Grenzen
- Rekonstruierte Prozessmodelle mit Variantenübersicht
- Durchlaufzeit- und Engpassanalyse
- Abweichungsanalyse gegen den Sollprozess
- Priorisierter Maßnahmenplan