Beschaffung

Bei der Betrachtung der Literatur zur Definition der Beschaffung wird deutlich, dass dafür keine einheitliche Definition verwendet werden kann. Dabei werden die Begriffe Beschaffung und Einkauf häufig als Synonym verwendet. Bei näherer Untersuchung der genauen Inhalte zeigt sich, dass Beschaffung dabei die gesamten Planungs-, Steuerungs-und Kontrollprozesse zur Materialversorgung beschreibt.¹ Laut Melzer-Ridinger ist Beschaffung eine betriebswirtschaftliche Disziplin welche zum Ziel hat Produktionsmaterial, Anlagegüter und Dienstleistungen für die Bedarfsträger verfügbar zu machen. Sie beinhaltet Instrumente und Gestaltungsmöglichkeiten zur Bedarfsanalyse und Bedarfsspezifikation sowie die Suche nach möglichen Lieferanten und der Lieferantenbewertung. Zu den operativen Aufgaben der Beschaffung gehören die Termin- und Mengenplanung des Materialbedarfes, die Materialbestandsverwaltung, sowie die Materialdisposition.²

Abgrenzung Beschaffung und Einkauf

In der Literatur werden unter dem Begriff Einkauf die operativen Tätigkeiten der Beschaffung beschrieben. Der Einkauf ist demnach Teil der Beschaffung. Häufig wird mit Einkauf auch der entsprechende Funktionsbereich im Unternehmen beschrieben. Durch zunehmende Komplexität und eine steigende strategische Bedeutung wird häufig der Begriff strategischer Einkauf verwendet, was eine Abgrenzung zur Beschaffung erschwert. Aufgrund der unklaren Begriffsabgrenzung in der Praxis soll in der Abschlussarbeit der Begriff Einkauf als Synonym für Beschaffung und den Funktionsbereich in Unternehmen verwendet werden.

Abgrenzung strategische Beschaffung

Die strategische Beschaffung ist ein unternehmensweiter Prozess. Er erfordert Input von allen Abteilungen und Funktionsbereichen eines Unternehmens. Aus diesem Grund versammelt Bross in Beschaffungsprojekten stets interdisziplinäre Teams. Diese Beschaffungsteams bestehen aus Vertretern der wichtigsten Kernprozesse. Diese Teams legen die Gesamtrichtung für den Einkauf fest, abgestimmt auf die Geschäftsstrategie. Das Ziel der Teams ist es ein strategisches Beschaffungskonzept zu entwickeln und umzusetzen.

Wie erstellt man ein strategisches Beschaffungskonzept?

Bei der Erstellung eines strategischen Beschaffungskonzepts gehen Bross in mehreren Schritten vor.

Schritt 1: Make-or-buy Entscheidung

Zunächst wird die aktuelle Beschaffungsleistung einer Potentialanalyse unterzogen und Schwachstellen identifiziert. Grundsätzlich muss dabei zwischen den zwei Alternativen Eigenfertigung und Fremdfertigung entschieden werden, weswegen Baugruppen und Rohmaterialien einem Benchmark unterzogen werden. Der Benchmark soll den Bezug oder die Herstellung von Waren bekräftigen oder eben als Einsparpotential ausweisen. Diese make-or-buy Entscheidung gilt es laufend zu hinterfragen und Warengruppen ständig erneut zu bewerten. Veränderungen in der eigenen Kostenstruktur oder Absatzänderungen können dazu führen, dass Produkte in den Herstellkosten steigen und auf dem Markt günstiger bezogen werden können.

Schritt 2: Kompetenzbewertung

Bei strategischen Sourcing-Entscheidungen ist neben dem Einkaufspreis auch die Kompetenz des Unternehmens zu betrachten. Es kann zum Beispiel sein, dass aus Sicherheitsaspekten oder dem Verlust von Know-how ein Unternehmen Teile nicht fremdvergeben möchte. Weitere Gründe, die gegen eine Fremdvergabe sprechen sind Alleinstellungsmerkmale oder firmenpolitische Entscheidungen. Alle anderen Teile sollten stets zur Disposition stehen, um ein Maximum an Wirtschaftlichkeit zu erzielen.

Schritt 3: Lieferanten-Screening

Im dritten Schritt werden durch die strategischen Beschaffungsteams potenzielle neue Lieferanten recherchiert. Zum Beispiel werden potenzielle Länder, die praktikable Quellen für die benötigten Rohstoffe, Komponenten, Fertigwaren oder Dienstleistungen sind unter die Lupe genommen. Wenn es spezifische Anforderungen gibt, kann dies die Anzahl der geeigneten Länder begrenzen.

Resiliente Lieferketten für eine unterbrechungsfreie Versorgung

Es ist wichtig für ein Unternehmen, die Lieferanten sorgfältig auszuwählen. Die Unfähigkeit eines Lieferanten kann zu erheblichen Verlusten für das Unternehmen führen. Die geschäftliche Reputation und Leistung des Lieferanten müssen bewertet werden, und Abschlüsse, Kreditberichte und Referenzen müssen sorgfältig geprüft werden. Wenn möglich, sollte das Unternehmen veranlassen, den Standort des Lieferanten zu besichtigen und mit anderen Kunden über ihre Erfahrungen mit dem Lieferanten zu sprechen. Der Einsatz von Agenten, die mit den Märkten und Interessengruppen vertraut sind, kann für diesen Prozess ebenfalls von Vorteil sein. Unternehmen können mehr als einen Lieferanten auswählen, um mögliche Lieferunterbrechungen zu vermeiden und ein Wettbewerbsumfeld zu schaffen. Diese Strategie ist auch für große multinationale Unternehmen wirksam und ermöglicht eine zentralisierte Kontrolle, aber mehr regionale Bereitstellung. Welche mögliche Beschaffungsstrategie für Sie die richtige ist, zeigen Ihnen Bross gerne in einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch auf.

Einzelnachweise

¹ Kaufmann, Lutz: Internationales Beschaffungsmanagement, Wiesbaden 2001, S. 39 f., ISBN 9783663056355
² Melzer-Ridinger: Materialwirtschaft und Einkauf – Beschaffungsmanagement, München 2008, S. 244. ISBN 9783486592535